REALIZADO POR: JUAN DAVID MUÑOZ MORALES
ANGUIE MUÑOZ
MARIA DEL MAR
NICOL AGUDELO
GUÍA TÉCNICA GTC
ANGUIE MUÑOZ
MARIA DEL MAR
NICOL AGUDELO
GUÍA TÉCNICA GTC
COLOMBIANA 185
 |
2009-09-30
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
CORRESPONDENCIA:
|
||
DESCRIPTORES:
|
documentación;
documentos; organizacionales;
|
especificación;
protocolos documentos
|
|
organizacionales; estilo y presentación - documentos; generación de documentación.
PRÓLOGO
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación, ICONTEC, es el
organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC
es una entidad de carácter
privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y
desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas
competitivas en los mercados interno y externo.
La representación de todos los sectores
involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los
Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado
por la participación del público en general.
La GTC 185 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.
Esta guía está sujeta a ser actualizada
permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades
y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que
colaboraron en el estudio de esta guía a través de su participación en el
Comité Técnico 188 Documentación comercial.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CADES
CENDAP CESDE
FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DEL ÁREA ANDINA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA
GRUPO RECORDAR
INAP LIDERANDO
SENA - MEDELLÍN SIKA COLOMBIA S.A.
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
CUNDINAMARCA
UNIVERSIDAD EAN
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a
consideración de las siguientes empresas:
A&L ASESORÍA E. AHA
ALCALDÍA DE GUADALUPE
ARCHIVO HISTÓRICO DE ANTIOQUIA COLEGIO "NIDYA QUINTERO DE
TURBAY"
CONTRATISTA MUNICIPIO SABANETA CORPORACIÓN PARA
EL DESARROLLO DE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA
-CODECITEC- DURESPO S.A. EPM
ESAP
IDEA
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA, IDEA
LITO LTDA.
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO SENA
TRADUCÓMPUTO UNIBÁN
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD
EAFIT
UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a
disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales
y otros documentos relacionados.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
CONTENIDO
Página 0. INTRODUCCIÓN........................................................................................................... 1
1.
OBJETO......................................................................................................................... 1
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS................................................................................... 2
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES..................................................................................... 2
4.
ASPECTOS
GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES.................................. 6
4.1
ZONAS........................................................................................................................... 6
4.2
MÁRGENES................................................................................................................... 7
4.3
ESTILOS........................................................................................................................ 7
4.4
FUENTE......................................................................................................................... 8
4.5
ELEMENTOS
ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL.... 8
5.
CARTAS...................................................................................................................... 11
5.1
CARACTERÍSTICAS
DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN................................. 11
5.2
UTILIZACIÓN DE LA CARTA.................................................................................... 11
5.3
CLASES DE
CARTAS U OFICIOS............................................................................ 12
5.4
PARTES DE LA CARTA............................................................................................ 12
6.
MEMORANDOS.......................................................................................................... 22
6.1
CARACTERÍSTICAS
DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN................................. 22
6.2
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO........................................................................... 22
Página 6.3 PARTES....................................................................................................................... 23
Página 11.2 PARTES
DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA.................................................. 66
12.
SOBRES COMERCIALES......................................................................................... 67
12.1
CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN...................................................... 67
12.2
CLASES DE SOBRES................................................................................................ 68
12.3
UTILIZACIÓN.............................................................................................................. 68
12.4
MODELOS................................................................................................................... 68
12.5
ZONAS......................................................................................................................... 69
12.6
PARTES....................................................................................................................... 69
12.7
EJEMPLOS.................................................................................................................. 70
13.
MENSAJES ELECTRÓNICOS.................................................................................. 73
13.1
CARACTERÍSTICAS
DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN..................... 73
13.2
PARTES....................................................................................................................... 73
13.3
RECOMENDACIONES............................................................................................... 74
14.
TARJETAS PROTOCOLARIAS................................................................................ 75
14.1
CARACTERÍSTICAS
DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN..................... 76
ANEXOS
ANEXO A (Informativo)........................................................................................................... 79
ANEXO B (Informativo)
SOPORTES, TINTAS, MEDIOS DE ALMACENAMIENTO, DIFUSIÓN
Y CONSERVACIÓN................................................................................................................ 86
ANEXO C (Informativo)
BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................... 88
Página
FIGURAS
Figura 1. Esquema zonas disponibles de carta
estilo bloque extremo........................... 16
Figura 2. Ejemplo de distribución de carta
estilo bloque extremo................................... 17
Figura 3. Esquema de carta estilo
bloque........................................................................... 18
Figura 4. Ejemplo de distribución de carta estilo
bloque.................................................. 19
Figura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangría.............................................. 20
Figura 6. Ejemplo de distribución de carta
estilo semibloque con sangría.................... 21
Figura 7. Esquema de zonas disponibles para modelo de memorando
estilo bloque extremo............................................................................................................. 25
Figura 8. Ejemplo de distribución de memorando bloque
extremo................................. 26
Figura 9. Esquema de memorando estilo
bloque............................................................... 27
Figura 10. Ejemplo de distribución de memorando estilo
bloque.................................... 28
Figura 11. Esquema de zonas disponibles para
circular estilo bloque extremo............ 32
Figura 12. Ejemplo de distribución de circular bloque
extremo....................................... 33
Figura 13. Esquema circular estilo
bloque.......................................................................... 34
Figura 14. Ejemplo circular estilo
bloque............................................................................ 35
Figura 15. Esquema distribución acta.................................................................................. 42
Figura 16. Ejemplo de acta administrativa........................................................................... 43
Figura 17. Esquema (páginas 1 y 3) de resumen
ejecutivo............................................... 50
Figura 18. Ejemplo de distribución de resumen
ejecutivo................................................ 52
Figura 19. Esquema de informe corto.................................................................................. 58
Figura 20. Esquemas informes administrativos
corto y extenso..................................... 59
Figura 21. Ejemplo de portada, de libre distribución, sin aglomerar............................... 60
Figura 22. Distribución de constancia estilo bloque
extremo........................................... 64
Página Figura 23. Distribución de certificado
en estilo bloque....................................................................... 65
Figura 24. Distribución de zonas en el sobre..................................................................... 69
Figura 25. Ejemplo de distribución de los datos
del sobre en tercios............................. 73
Figura 26. Ejemplo de correo electrónico........................................................................... 75
Figura 27. Ejemplo de tarjeta de invitación......................................................................... 77
Figura 28. Ejemplo de tarjeta de felicitación
DOCUMENTACIÓN
ORGANIZACIONAL
0.
INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como
propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las
organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el
manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca
contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual
permite su adaptación a las necesidades y características internas de las
organizaciones.
La guía tiene como base las normas NTC 3393,
NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las
cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.
NOTA
El contenido de esta guía se presenta según los requisitos de la norma
interna de ICONTEC I-NN-01 Reglas de
estructura y redacción de normas técnicas colombianas, guías técnicas
colombianas y demás documentos normativos. Por esta razón, no se ciñe a las
recomendaciones planteadas para los documentos organizacionales en esta GTC.
1.
OBJETO
Esta guía presenta recomendaciones para
elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones,
con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las
comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento,
con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos
organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada
organización, para la producción de documentos.
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos,
instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas
involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y
presentación.
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos normativos
referenciados son indispensables para la aplicación de este documento
normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada.
Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento
normativo referenciado (incluida cualquier corrección).
NTC 1001, Papel, formatos.
NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y
subdivisiones en documentos escritos.
NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y
otros trabajos de investigación.
NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento normativo se aplican los
siguientes términos y definiciones.
3.1 Abreviatura.
Representación de una palabra
o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas
finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
3.2 Acrónimo.
Vocablo conformado por
diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar.
3.3 Acta.
Documento escrito que contiene
lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
3.4 Anexo.
Documento o elemento que se
adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
3.5 Asunto.
Síntesis del contenido de la comunicación.
3.6 Bibliografía.
Relación alfabética de fuentes
documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier
soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
3.7 Capítulo.
División que se hace en los
libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión
del texto.
3.8 Cargo.
Nombre de la posición que
ocupa la persona responsable de expedir el documento.
3.9 Carta.
Comunicación escrita que se
utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales;
igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina
oficio.
3.10 Certificado.
Documento de carácter
probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un
hecho o acto solemne.
3.11 Circular.
Comunicación escrita de
interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico
de personas tanto interna como externamente.
3.12 Cita.
Pasaje, párrafo o proposición
que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o
corroborar la propia idea o para compararla.
3.13 Código.
Sistema convencional que
identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con
sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica,
alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida
de la serie documental, en caso de que exista.
NOTA Antes
llamado también número,
referencia o consecutivo.
3.14 Conclusiones.
Juicio crítico y razonado del
análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa,
clara, concisa y lógica.
3.15 Constancia.
Documento de carácter
probatorio, que no requiere solemnidad.
3.16 Contenido.
En esta página se enuncian los
títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los
materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los
números de las páginas donde se encuentran.
3.17 Convocatoria.
Acuerdo de fecha, hora y lugar
para la siguiente reunión.
3.18 Copia.
Fiel reproducción del documento.
3.19 Cubierta.
Parte exterior que cubre las
hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.
3.20 Desarrollo.
Descripción de los asuntos
tratados en una reunión.
3.21 Despedida.
Palabra o frase de cortesía
con la cual se finaliza una comunicación.
3.22 Destinatario.
Persona a quien va dirigida la comunicación.
3.23 Encabezado.
Título de la comunicación que
se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
3.24 Encabezamiento.
Conjunto de palabras con que
se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que
sirven de guía para establecer el inicio de un
documento.
3.25 Espacio.
Distancia horizontal de la
escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
3.26 Esquema.
Representación gráfica y
simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
3.27 Estilo.
Distribución de las diferentes
líneas que conforman la comunicación.
3.28 Experiencia.
Práctica que proporciona
conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.
3.29 Figura.
Gráficos, dibujos, planos,
fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
3.30 Foliar.
Acción de numerar las hojas.
3.31 Folio. Hoja.
3.32 Fuente
o tipo de letra. Tamaño de los
caracteres utilizados en la edición de un documento.
3.33 Fuente
bibliográfica. Lista de
fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
3.34 Glosario.
Lista alfabética de términos
con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
3.35 Ilustración.
Representación de un objeto.
Tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento
para ampliar, complementar y ejemplificar el
texto.
3.36 Índice.
Lista opcional pormenorizada y
especializada de los diversos términos precisos (geográficos, onomásticos,
autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su
ubicación en el texto.
3.37 Informe.
Documento que describe o da a
conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o
proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
3.38 Interlínea.
Distancia vertical entre dos renglones.
3.39 Interlínea
libre. Renglón sin escritura.
3.40 Introducción.
Escrito, como preámbulo, que
expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.
3.41 Líneas
especiales. Línea de anexos,
copia e identificación del transcriptor.
NOTA No están presentes en todos los
documentos organizacionales.
3.42 Logotipo.
Símbolo que identifica a la
organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de
la entidad que genera o produce la comunicación.
3.43 Márgenes.
Distancia que queda en blanco
en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.
3.44 Material
complementario. Parte agregada
o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada
físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que,
con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas,
folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta,
diapositivas, planos entre otros.
3.45 Membrete.
Inscripción impresa del
conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
3.46 Memorando.
Comunicación escrita que se
emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
3.47 Mensaje
electrónico. Comunicación
escrita, a través de la Internet.
3.48 Modelo.
Esquema de distribución de
zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelería.
3.49 Nota
de pie de página. Aclaración
del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.
3.50 Nivel.
Ubicación, dentro de la
jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un documento. También se
refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.
3.51 Objetivo.
Describe la finalidad del
informe corto.
3.52 Orden
del día. Relación de temas que
se han de tratar en una reunión.
3.53 Página.
Cara de una hoja. Lo escrito o
impreso en una cara del papel.
3.54 Paginar.
Acción de numerar páginas.
3.55 Portada.
Primera página del informe;
contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
3.56 Radicación.
Procedimiento por medio del
cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas
o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con
el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir
del día siguiente de radicado el documento.
3.57 Razón
social. Nombre que identifica
a una organización.
3.58 Recomendación.
Formulación concisa de
acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se
consideran alcanzadas.
3.59 Redactor.
Persona que genera y plasma
ideas en una comunicación.
3.59 Referencia
bibliográfica. Conjunto de
datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la
identificación de una fuente documental o parte de ella.
3.60 Registro.
Procedimiento por medio del
cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de
la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)
dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
3.61 Remitente.
Nombre, apellidos y cargo del firmante.
3.62 Renglón.
Serie de palabras o caracteres
escritos en sentido horizontal.
3.63 Resumen
ejecutivo. Exposición sucinta
de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar
el desarrollo de acciones ejecutivas.
3.64 Rúbrica.
Rasgo o rasgos de figura
determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su
nombre o título.
3.65 Saludo.
Frase de cortesía con la cual se
inicia la comunicación.
3.66 Sigla.
Abreviatura conformada por las
letras iniciales de cada palabra de una razón
social.
3.67 Sobre.
Cubierta que guarda y protege
un documento, para su entrega o envío.
3.68 Soporte.
Medio físico para registrar
información escrita, sonora, visual, electromagnética; este material puede ser
papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
3.69 Subdivisión.
Cada parte en que se fracciona
un capítulo. Corresponde a temas y subtemas.
3.70
Tablas. Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí,
presentados en columnas para facilitar su interpretación. Representa información cuantitativa en columnas.
3.71 Tabulado.
Espacio determinado para
escribir datos en columnas.
3.72 Tercio.
Cada una de las tres partes en
que se visualiza el sobre.
3.73 Texto.
En las comunicaciones
organizacionales, es el contenido del mensaje.
3.74 Título.
Palabra o frase con la cual el
autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o
subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no
necesariamente) lo distingue de otro documento.
3.75 Transcriptor.
Persona responsable de
elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
3.76 Viñeta.
Símbolo que se coloca para
separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.
3.77 Zona. Espacio predeterminado para ubicación de un
conjunto de datos impresos o escritos.
4.
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta
guía pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.
NOTA Con el fin de usar papel adecuado para la conservación y archivo de este documento, véanse la NTC 4436, el Artículo 9 del Acuerdo 060 del
Archivo General de la Nación (AGN) y el Anexo B informativo de esta norma.
4.1
ZONAS
4.1.1
Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye:
razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de
Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14
cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
4.1.2
Zona 2
Espacio destinado para la impresión de
dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm
desde el borde inferior de la hoja y centrado.
4.1.3
Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del
documento; es complementaria de la zona 1.
4.2
MÁRGENES
Se recomiendan los siguientes márgenes.
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral
derecho entre 2 cm y 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se
recomienda que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.
NOTA En computador se trabaja con páginas
paralelas, convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el derecho en externo.
Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda
dejar un margen superior de entre 3 cm y
4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o
computador). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual
pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior
se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es
el pie de página (dado también por el procesador de texto o computador) y se
utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los
márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm
y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo
del tamaño de encabezado y pie de página.
4.3
ESTILOS
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se
tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.
4.3.1
Bloque extremo
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
4.3.2
Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y
cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
4.3.3
Semibloque
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada
párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con
los establecidos en los procesadores de palabra.
4.4
FUENTE
Se recomienda que toda comunicación se escriba
en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser
homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura,
impresión, digitalización y microfilmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en
los procesadores de texto.
Se sugiere no utilizar negrilla.
4.5
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
4.5.1
Identificación de páginas subsiguientes
El encabezado y el número de página
correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la
segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero
o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar
con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
4.5.2
Código
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de
cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según
el estilo. Véase el numeral 3.13.
4.5.3
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se aconseja escribir estos datos a una o dos
interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar
de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el
estilo.
4.5.4
Datos del destinatario
A partir del lugar de origen y la fecha de
elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la
extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el
tipo de documento.
4.5.4.1 Denominación o título académico
Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de
las denominaciones o títulos académicos, véase el Anexo A (Informativo).
4.5.4.2 Nombre del destinatario
Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los
dos apellidos.
4.5.4.3 Cargo
Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy
extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con
los otros datos.
4.5.5
Asunto
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula
inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda
escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario.
Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un
máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones
sin que se afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se
recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
4.5.6
Cuerpo o texto
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve,
directa, sencilla y cortés.
4.5.7
Datos del remitente
El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de
preferencia se escriben los dos apellidos. Se
recomienda no utilizar negrilla.
4.5.8
Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos
interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un
tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a
interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a
redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también
alineado.
4.5.8.1 Anexos
Se detallan en el texto y al final de la
comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o
anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos
(:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el
número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua
horizontalmente y separados por coma (,).
EJEMPLO 1 Anexo:
uno (15 folios).
EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y
un folleto).
EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios,
un disco compacto,
un disquete, una bolsa con afiches y un
video didáctico).
EJEMPLO 5 Anexos:
cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).
4.5.8.2 Copia
La palabra copia se escribe con mayúscula
inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas
libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay,
contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios
alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se
dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la
organización. Todo ello sin abreviar.
EJEMPLO 1 En
línea separada:
Copia: Señor Julio Montoya,
Gerente AMS
Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A.
Doctor Bernardo Murcia Vélez,
Jefe de Aseguramiento de la Calidad,
COPAV EJEMPLO 2 Para dependencias:
Copia: Gerencia
Gestión Humana Dirección
Financiera
EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias:
Copia: 1010
1030
100
EJEMPLO 4 En
línea seguida:
Copia:
Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento
Humano; César Arenas, Jefe de Producción
Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el
consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las
organizaciones.
4.5.8.3
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la
elaboración de las comunicaciones
A dos interlíneas libres del remitente o a una
interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las
personas que participaron en la redacción, trascripción y demás actividades
relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.
Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los
participantes.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás
actividades, no se requiere su identificación.
EJEMPLO Redactor: Juan Carlos López Mendieta
Transcriptor: Angélica María Duque Duque
4.5.9
Número de copias
El número de copias de las comunicaciones
internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidos en la
organización, con base en las necesidades y bajo los principios de economía,
eficiencia y eficacia establecidos por ésta.
4.5.10 Soportes
Para más información sobre la multiplicidad de soportes, véase el Anexo
B (Informativo).
4.5.11 Recomendaciones
Es importante que las comunicaciones no
presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La
presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
5.
CARTAS
La expedición de cartas u oficios está a cargo
de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el
cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios
externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.
Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las
hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera
hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase
Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su
identificación, descripción o aclaración dentro del texto. Véase el numeral 4.5.8.1.
5.1
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y
persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
-
tratar un
solo tema por comunicación;
-
redactar
en forma clara, precisa, concreta y concisa;
-
usar
tratamiento respetuoso y cortés;
-
redactar
en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o
plural;
-
emplear
estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
-
utilizar
los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
-
distribuir
el texto de acuerdo con su extensión.
5.2
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes
usos:
-
informar
sobre un hecho, expresar necesidades o hacer
solicitudes;
-
regular o
aclarar una situación;
-
tramitar,
desarrollar o agilizar un asunto;
-
dar
respuesta a una comunicación recibida;
-
reiterar
una información, un requerimiento o solicitud
urgente;
-
solicitar
detalles sobre un asunto determinado;
-
impugnar o
corregir una situación;
-
confirmar
eventos ocurridos o pendientes;
-
solicitar
o remitir información, documentos u objetos;
-
ofrecer
agradecimientos, excusas o condolencias;
-
felicitar, invitar o convocar, y
-
hacer
llamados de atención, entre otros.
5.3
CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias
clases, entre las cuales se destacan:
-
organizacionales:
se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;
-
oficiales:
se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
-
personales:
se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
5.4
PARTES DE LA CARTA
5.4.1
Código
Véase el numeral 4.5.2.
5.4.2
Lugar de origen y fecha de elaboración
Véase el numeral 4.5.3.
5.4.3
Destinatario
A partir del lugar de origen y la fecha de
elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la
extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de
acuerdo con el tipo de documento.
Es importante que los datos del destinatario se
dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es
posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable.
Está conformado por los siguientes componentes:
5.4.3.1 Denominación o título académico
Se escribe en la primera interlínea libre.
Véase el Anexo A (Informativo).
5.4.3.2 Nombre del destinatario
Se ubica en la segunda interlínea libre.
5.4.3.3 Cargo
Se ubica en la tercera interlínea libre.
5.4.3.4 Organización
Se escribe en la interlínea libre siguiente al
cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social,
sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se
efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado
ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras
que pueda contener la razón social.
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula
sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
5.4.3.5 Dirección
De acuerdo con el medio a través del cual se
realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de
nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan
abreviaturas.
Para designar el número en la dirección se
recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la
nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como
bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir
la palabra completa.
5.4.3.6 Nombre del lugar de origen
Se identifica el lugar de origen, como ciudad,
municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una
coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es
necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se
utilizan los términos La ciudad o Presente.
5.4.3.7 País
Si la carta va dirigida al exterior, se escribe
el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o
municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de
los datos.
Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla,
tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en
mayúscula sostenida.
EJEMPLO 1 Doctor
GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnológico Calle
57 43-19
Armenia, Quindío
EJEMPLO 2 Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO VÉLEZ
Gerenta de Producción Química Nacional Ltda. Carrera
26 63-32
Santiago de Cali, Valle del Cauca
NOTA Para tener certeza de la entrega de la
correspondencia, es importante que la dirección esté muy clara y completa.
Si la dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo, sin abreviar,
y no se escribe la dirección.
EJEMPLO 4 Doctor
Pedro Nel Daza Daza Jefe de Compras CAFAM
Apartado
Aéreo 23456 Quibdó, Chocó
10.1.1 Destino
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula
inicial.
10.1.1.1 Local
Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe
este nombre en mayúscula inicial.
EJEMPLO DOCTOR
Pedro Nel Daza Daza JEFE DE COMPRAS CAFAM
Apartado
Aéreo 23456 Melgar
10.1.1.2 Nacional
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe
éste nombre y el del departamento correspondiente, separados por coma (,) y con
mayúscula inicial.
EJEMPLO Doctor
Pedro Nel Daza Daza Jefe de Compras CAFAM
Apartado Aéreo 23456 Tunja, Boyacá
NOTA Cuando
las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben incluir,
como el caso
de Bogotá D.C. o México D.F.
10.1.1.3 Internacional
La información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a
interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula
sostenida.
En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del
país de destino tales como casilla, P.O Box, Postfach, entre otros.
El país de destino se escribe en el mismo
renglón de la ciudad o municipio, o en el siguiente, dependiendo de la
extensión de la información, en mayúscula inicial y preferiblemente en español,
para asegurar su despacho.
EJEMPLO MR. RALPH GEERE, General Manager
IBM Internacional
22
Marion Avenue, Hartsdale NEW YORK 10530
Estados Unidos de América
NOTA Para los sobres de ventanilla, la
información debe ir completa en la carta.
Figura 25. Ejemplo de distribución de los datos del sobre en tercios
11.
MENSAJES ELECTRÓNICOS
El mensaje electrónico es un sistema que
permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del
mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar
adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea
necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda
tener en cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.
Para más información, véase el Anexo B (Informativo).
Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se
presentan las siguientes sugerencias.
Se recomienda a las organizaciones que disponen
de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su utilización y
asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el
manejo de correo tanto masivo como institucional.
NOTA Para efectos de acceso y uso de los
mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales véase la Ley 527 de
1999 y demás normas relacionadas.
11.1
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
Véase el
numeral 5.1.
11.2
PARTES
De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los
servicios de la Internet, a continuación se identifican las partes del correo
electrónico.
11.2.1
Encabezamiento
11.2.1.1 De (From):
informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.
10.1.1.1 Para (To):
indica la dirección del destinatario.
10.1.1.2 Asunto (Subject):
es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se
recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del
mensaje. Véase el numeral 4.5.5.
NOTA La fecha la suministra el servicio de
correo electrónico.
13.3.2
Cuerpo del texto
Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta
normal.
Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en
cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis,
puntuación, entre otras).
Se aconseja incorporar una firma al final de
cualquier mensaje, aunque sólo sea el nombre. También puede incluir el cargo,
la organización, el departamento, el teléfono y la extensión, entre otros.
13.3
RECOMENDACIONES
13.3.1 Se recomienda no utilizar el correo electrónico
para resolver temas complejos.
NOTA El correo electrónico es para transmitir
información, no se usa para resolver problemas complejos, ya que la
comunicación y la retroalimentación son lentas y limitadas.
13.3.2 Se recomienda no participar en cadenas de mensajes.
NOTA Este tipo de mensajes consumen recursos de la
red y del correo que son costosos y adicionalmente distraen del trabajo. Generalmente, este
tipo de correos se usa para recoger direcciones electrónicas y para luego
enviar mensajes de propaganda o de todo tipo (spam); también son muy usados para propagar virus.
13.3.3 Se recomienda utilizar las letras mayúsculas
sólo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografía de Real
Academia Española.
13.3.4 Antes de contestar un mensaje individual o a
través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo
que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.
13.3.5 Se recomienda identificar claramente la persona
a quien se enviará el correo. Es importante recordar
que existen nombres parecidos u homónimos.
13.3.6 Se recomienda utilizar el campo con copia
oculta (CCO), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya múltiples
direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos
corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que
después se utilicen para enviar correos basura.
13.3.8 Se deberían utilizar con prudencia las listas
de direcciones. Se recomienda no enviar copias de correo electrónico a personas
que no necesitan un mensaje determinado.
13.3.9 Se recomienda ser breve. Se sugiere pensar en
el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes deberían ser cortos y
concisos.
13.3.10 Se debería tener cuidado con los archivos
adjuntos; se recomienda no adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no
pueda recibir o descargar el destinatario.
13.3.11 Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones
propios de los mensajes, sino los compatibles con la Internet, porque hay que
tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo
electrónico ni su mismo sistema operativo.
NOTA
1 Se recomienda tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de
entrada, para ello se sugiere crear carpetas personales. Estas carpetas se
pueden organizar por temas, labores, proyectos, mensajes pendientes, años,
entre otros.
NOTA
2 Cuando el software no reorganice el texto se sugiere dar formato al mismo,
con una resolución del 75 % ciento del zoom
para facilitar la impresión.
NOTA
3 Se recomienda tener conciencia de que el correo electrónico puede ser
archivado y bajo ciertas circunstancias no ser confidencial.
NOTA 4 Se puede enviar
correos masivos, a toda una comunidad como especie de circular.
Estas tarjetas forman parte de las
comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas
y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la de los
ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta,
venta de bienes y servicios.
10.1
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de
acuerdo con el objetivo que buscan. Para los detalles de su presentación véanse
las Figuras 27 y 28.
NOTA Para la utilización de tamaños de papel,
véase la NTC 1001 Papel, formatos.
10.1.1 Tarjetas de presentación
Buscan facilitar, a quien las recibe, tener la información para
contactar al directivo o funcionario requerido.
Se recomienda incluir esta información:
a)
logotipo
de la organización (adaptado al tamaño de la
tarjeta);
b)
razón
social completa con el acrónimo o sigla que lo
representa;
c)
nombres y
apellidos completos del directivo o funcionario de la organización que va a
utilizar la tarjeta;
d)
cargo que desempeña, y
e)
dirección,
teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si
lo tiene, ciudad o municipio y país.
Para profesionales independientes, se recomienda incluir:
a)
nombres
y apellidos completos;
b)
profesión y servicios que ofrece;
c)
universidad
de donde egresó;
d)
dirección,
consultorio u oficina, teléfonos fijo y móvil, telefax, apartado, correo
electrónico, sitio web, en caso de tenerlos,
y
e)
ciudad o
municipio y país.
10.1.2
Tarjetas de invitación
Se recomienda que las tarjetas de invitación organizacionales contengan:
a)
logotipo, escudo o nombre de la organización;
b)
nombre completo del que
invita;
c)
título
o
texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento;
d)
dirección (cuando sea necesario,
se recomienda incluir un mapa
para la ubicación del sitio);
e)
día, hora;
f)
número
de teléfono, y
g)
de acuerdo
con las necesidades del evento, se debería escribir la frase “Favor confirmar
asistencia”.
10.1.3 Tarjetas de agradecimiento
y felicitación
10.1.3.1 Las de agradecimiento incluyen mensajes que
expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasión y
preferencias del remitente. Se recomienda que estas
tarjetas contengan:
a)
logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente;
b)
nombres, apellidos y cargo de quien
envía los agradecimientos;
c)
texto del
motivo del agradecimiento;
d)
nombres,
apellidos y cargo de la persona a quien se envía el agradecimiento, y
e)
ciudad o municipio y fecha.
10.1.3.2
Las de
felicitación sirven para expresar sentimientos corporativos y personales. Se
aconseja que su texto o mensaje sea breve, coherente y cordial. Incluyen:
a)
logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente;
b)
nombres, apellidos y cargo de quien
envía la felicitación;
c)
texto o motivo de la felicitación;
d)
nombre
completo de la persona a quien se envía la felicitación, y
e)
ciudad o municipio y fecha.
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR
El Consejo Directivo, la
Rectoría, el Cuerpo Docente, Discente y Administrativo, se complacen en invitar
a usted al acto solemne presidido por el Ministro de Educación Nacional, el
señor Gobernador de Cundinamarca y el señor Alcalde Mayor de Bogotá, con el
cual se celebrará la acreditación de sus programas tecnológicos y
profesionales.
Fecha:
jueves, 22 de octubre de 2009 Hora: 09:00 horas
Lugar:
Aula Máxima de la Sede Principal, calle 28 6 - 02
Favor conformar asistencia al teléfono 250 63 98
Bogotá D.C., 15 de septiembre de 2009
COMPUTEX LTDA.
Señor MANUEL LÓPEZ ROA, las
buenas noticias de su promoción nos alegran a todos en el Departamento de
Ventas El personal de Crédito y Cobranzas se une para desearle prosperidad y
muchos éxitos.
Después de años de dedicación, empeño y tesón, merece la Gerencia.
Computes Ltda. estará en excelentes manos. Lo felicitamos sinceramente.
Con
gran aprecio,
Luisa Yépez Luna Directora
Manizales, 17 de octubre de 2009
ANEXO A
(Informativo)
A.1
TRATAMIENTO, SALUDO Y DESPEDIDA
NOTA Los títulos y cargos correspondientes a
damas se escriben como lo establece la Real Academia de la Lengua.
A.1.1
Tratamiento
El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula
inicial.
EJEMPLOS Señor Señora Doctor
Doctora Licenciado Ingeniero Ingeniera
Economista, entre otros.
Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y
profesionales.
EJEMPLOS
Cargos Títulos Profesionales
Alcaldesa Abogada
Asistente Administrativa Administradora
de Negocios
Consulesa Administradora
de Empresas
Decana Arquitecta
Gerenta Bacterióloga
Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicadora Social
Jefa Contadora Pública
Ministra Geóloga
Presidenta Física Nuclear
Rectora Ingeniera
Revisora Fiscal Médica
Secretaria General Microbióloga
Subgerenta Odontóloga
Tesorera Socióloga
Vicepresidenta Trabajadora Social
Vicerrectora Diseñadora Textil
Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con
minúscula, porque se convierten en sustantivos comunes.
EJEMPLOS Vendrá la ingeniera Alicia Vargas
El diseño de la presentación
se encargará a la jefa de ventas
A.1.2
SALUDO
Se utiliza precedido del título: para las
damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para
los caballeros, los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos,
se recomienda la despedida seguida de coma; si el saludo es extenso, se
recomienda que la despedida termine en punto.
EJEMPLOS Apreciado
señor Botero García:
Respetada ingeniera Gloria María: Señora ministra:
Cordial saludo, señor Martínez Orjuela:
NOTA El uso de Estimado o Apreciado señor se
hace solamente para personas de confianza.
En el caso de los memorandos y las circulares, en los cuales se incluye
el saludo, se presentan lo siguientes ejemplos.
EJEMPLOS
Para memorando
-
Con agrado la saludo e informo que...
-
Tengo el gusto de saludarla y...
-
Con saludo cordial
adjuntamos... Para circular
-
Con nuestro cordial saludo, les solicitamos...
-
Cordial saludo señores y les comunicamos...
-
Los saludamos y confirmamos que...
El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlíneas
libres después del asunto.
EJEMPLOS Tenemos el gusto de saludarla,
ingeniera Lucía, y de cuerdo con...
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos...
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...
Con nuestro cordial saludo, adjuntamos...
A.1.3
Despedida
Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen
despedidas breves seguidas de coma (,).
EJEMPLOS Atentamente,
Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente,
También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto
(.).
EJEMPLOS Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro
días. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle. Hasta una
nueva comunicación.
A.2
USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y
dependencias se escriben con mayúscula inicial.
En español se escriben con minúscula los días, los meses, los puntos
cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo de
párrafo.
Para mayor información sobre el uso de
mayúsculas y minúsculas, consultar Ortografía de la Lengua Española, de la Real
Academia Española. Igualmente, se deben tildar todas las vocales escritas en
mayúscula sostenida, cuando así lo requieran, según lo establece esta
publicación.
A.3
ESCRITURA DE FECHAS, HORA Y NÚMEROS
A.3.1
Fechas y hora
A.3.1.1 Años
Los números de cuatro cifras que representan
años no se separan con espacio ni con punto.
EJEMPLOS Año 2009
Año 2010
Año 2100
A.3.1.2 Fechas completas
Cuando dentro de un texto o documento se escribe la fecha completa, se
representa en orden de día, mes y año. Los nueve primeros días de cada mes se
escriben sin escribir cero antes.
EJEMPLOS
1 de enero de 2009
3 de marzo de 2009
5 de abril de 2009
9 de agosto de 2009
La reunión se realizará el 2
de julio de 2009
La visita se programó para
el 21 de agosto de 2009
A.3.1.3 Fechas abreviadas
Cuando se escriben en forma numérica abreviada,
se representan en orden de año, mes y día. El año siempre debe ir con los
cuatro dígitos para identificar el siglo en el cual se generó el documento.
Las fechas abreviadas sólo se utilizan para indicar el momento en que se
recibe el documento, también en formatos contables y financieros.
EJEMPLO 2009-04-28
A.3.1.4 Hora
La hora del día está basada en el sistema internacional de 24 horas y
después de la cifra se escribe la palabra horas.
EJEMPLO La reunión del
Comité 188 será a las 08:30 horas
El refrigerio se sirve a las 15:30 horas
A continuación se presentan las equivalencias horarias:
Tabla A.1 Equivalencias horarias
Mañana
|
Tarde y noche
|
||
00:01
|
Un minuto después de la
media noche
|
13:00
|
horas (una de la tarde)
|
00:30
|
30 minutos después de la
media noche
|
14:00
|
horas (dos de la tarde)
|
01:00
|
las 01:00 horas (una de la
mañana)
|
15:00
|
horas (tres de la tarde)
|
02:00
|
las 02:00 horas (dos de la
mañana)
|
16:00
|
horas (cuatro de la tarde)
|
03:00
|
las 03:00 horas (tres de
la mañana)
|
17:00
|
horas (cinco de la tarde)
|
04:00
|
las 04:00 horas (cuatro de
la mañana)
|
18:00
|
horas (seis de la tarde)
|
05:00
|
las 05:00 horas (cinco de
la mañana)
|
19:00
|
horas (siete de la noche)
|
06:00
|
las 06:00 horas (seis de
la mañana)
|
20:00
|
horas (ocho de la noche)
|
07:00
|
las 07:00 horas (siete de
la mañana)
|
21:00
|
horas (nueve de la noche)
|
08:00
|
las 08:00 horas (ocho de
la mañana)
|
22:00
|
horas (diez de la noche)
|
09:00
|
las 09:00 horas (nueve de
la mañana)
|
23:00
|
horas (once de la noche)
|
10:00
|
las 10:00 horas (10 de la
mañana)
|
24:00
|
horas (doce de la noche o
medianoche)
|
11:00
|
las 11:00 horas (11 de la
mañana)
|
||
12:00
|
las 12:00 horas (12 del
día o medio día)
|
||
NOTA Para ampliar la escritura de cifras en
general, véanse la NTC 1034 y la NTC 1000.
A.3.2
Cantidades, cifras y otras expresiones numéricas
Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras
y del 10 en adelante, en cifras.
EJEMPLO Enviamos dos folletos con un total
de nueve hojas cada uno.
Cuando estos números forman parte de un rango, de un grupo o serie, se
escriben en cifras.
EJEMPLO La población que se va a evaluar
comprende dos grupos: niños entre los 8 y 12 años; jóvenes entre los 13 y 18 años.
A.3.2.1 Cantidades en letras
Cuando sea necesario expresar cantidades en
letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una
sola palabra y del treinta y uno en adelante se escriben en tres palabras.
EJEMPLOS
16
|
Dieciséis
|
31
|
treinta y uno
|
17
|
Diecisiete
|
32
|
treinta y dos
|
18
|
Dieciocho
|
33
|
treinta y tres
|
19
|
Diecinueve
|
34
|
treinta y cuatro
|
20
|
Veinte
|
35
|
treinta y cinco
|
21
|
Veintiuno
|
36
|
treinta y seis
|
22
|
Veintidós
|
37
|
treinta y siete
|
23
|
Veintitrés
|
38
|
treinta y ocho
|
24
|
Veinticuatro
|
39
|
treinta y nueve
|
25
|
Veinticinco
|
40
|
Cuarenta
|
26
|
Veintiséis
|
41
|
cuarenta y uno
|
27
|
Veintisiete
|
42
|
cuarenta y dos
|
28
|
Veintiocho
|
43
|
cuarenta y tres
|
29
|
Veintinueve
|
44
|
cuarenta y cuatro
|
30
|
Treinta
|
45
|
cuarenta
y cinco
|
A.3.2.2 Cifras que representan dinero
Las unidades de mil se separan con puntos. Los decimales se separan con
coma. Se recomienda tener presente la NTC 1000 para la escritura de números.
EJEMPLO 1 760.400,00
843,50
No es necesario escribir la palabra pesos.
No se deja espacio entre el signo pesos y los números.
En el caso de documentos jurídicos, las cifras se escriben en números y
luego en letras.
EJEMPLO $35.000.000,00 (Treinta y cinco millones)
NOTA Para más información sobre reglas de
escritura de números y cifras, véase el Diccionario Panhispánico de Dudas,
página 461 y ss.
A.3.2.3 Cifras en documentos legales
Siempre deben escribirse los números en letras
y en cifras. La cifra se debe expresar, primero en números y luego en letras
que se escriben entre paréntesis; lo cual debe conservarse a través de todo el
documento.
EJEMPLOS $1.500,80 (Un mil
quinientos pesos con 80 centavos)
4,50 m (Cuatro metros con cincuenta centímetros)
A.3.3
Otras expresiones numéricas
A.3.3.1 Números telefónicos
Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe
ir entre paréntesis.
EJEMPLOS
|
Teléfono
|
(91) 250 20 39
|
Celular o móvil
|
312 816 73 80
|
A.3.3.2 Documentos de identificación
Las series de números de los documentos de identificación se escriben
separando las cifras en grupos.
EJEMPLOS
|
Cédula de Ciudadanía
|
C.C. 32.401.285
|
Cédula de Extranjería
|
C.E. 22.304.544
|
|
Registro Único Tributario
|
RUT 32.401.285-1
|
|
Número Identificación
Tributaria
|
NIT 850.210.636-1
|
|
Pasaporte
|
KL 450500 expedido en Bogotá D.C.
|
A.3.3.3 Grados, porcentajes y proporciones
Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.
EJEMPLOS
|
Para grados:
Para porcentaje:
|
5º
8 %
|
Para
escala
|
1:1000
|
A.3.3.4 Unidades de medida
Al escribir un valor numérico con el símbolo de
una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. Después de un
símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla ortográfica; en
cuyo caso se deja un espacio que separa al símbolo del signo de puntuación.
EJEMPLOS
1 m, 1 g, 1 cm
Tabla A.2 Ejemplos de medidas y símbolos
Unidad de medida
|
Símbolo
|
Unidad de medida
|
Símbolo
|
Unidad
de medida
|
Símbolo
|
Unidad de Medida
|
Símbolo
|
Metro lineal
|
M
|
kilómetro
|
km
|
hectómetro
|
Hm
|
tonelada
|
T
|
Metro cuadrado
|
m2
|
decímetro
|
dm
|
decámetro
|
Dm
|
gramo
|
G
|
Metro cúbico
|
m3
|
centímetro
|
cm
|
kilogramo
|
kg
|
miligramo
|
Mg
|
milímetro
|
mm
|
NOTA
Para esta información, véase la NTC 1000.
A.4
PLEGADO DE LOS DOCUMENTOS
Se recomienda no doblar los documentos para
evitar que con el tiempo se borre parte del texto. En caso de utilizar sobres,
se recomienda tener en cuenta que el doblez es diferente, según se trate de
guardar el documento en sobre rectangular, sobre con ventanilla, sobre tamaños
carta u oficio.
A.4.1
Documentos de un solo folio
A.4.1.1 Para sobre rectangular
Se lleva el borde inferior de la hoja hasta
aproximadamente tres o cuatro centímetros arriba de la mitad del papel, se
efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo
para hacer el último doblez. Se inserta el documento en el sobre, de forma que
al extraerlo quede en posición de lectura.
A.4.1.2 Para sobre con ventanilla
Se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada
organización, teniendo cuidado de que se puedan leer todos los datos del
destinatario.
A.4.2
Documentos con más de dos folios
Cuando el documento consta de más de dos
folios, se recomienda no utilizar sobre rectangular. Lo más conveniente es
utilizar el sobre de manila carta u oficio, dependiendo del tamaño y cantidad
de folios de los documentos que se van a enviar.
ANEXO B
(Informativo)
SOPORTES,
TINTAS, MEDIOS DE ALMACENAMIENTO, DIFUSIÓN Y CONSERVACIÓN
B.1
SOPORTES, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN
Cada organización es responsable por la
adecuada presentación, almacenamiento y conservación de los documentos y la
información que genera y para ello deben incluir en sus programas de gestión de
documentos e instructivos internos, las pautas que aseguren la proyección de la
imagen corporativa y la integridad de la información desde el momento de su
producción.
Los avances tecnológicos permiten todo tipo de
soportes electrónicos y digitales, cuyo manejo también requiere de cuidado
especial; pero el papel continúa siendo el soporte más utilizado y se
recomienda adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de
los soportes, tales como:
-
NTC 4436,
Papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad.
En lo que se refiere al papel, se recomienda
utilizarlo con gramaje entre 75 gramos y 90 gramos (g/m1), libre de
acidez para evitar que con el tiempo tome color amarillento. Se recomienda,
especialmente, que las actas, informes y documentos históricos se impriman
sobre este tipo de papel y que su almacenamiento sea en carpetas y cajas cuyo
material no presente acidez que afecte la conservación de los textos.
-
NTC 2676
aplicable a soportes digitales según “características dimensionales, físicas y
magnéticas.” Se recomienda seguir las instrucciones dadas por los fabricantes
de todo tipo de soportes electrónicos y digitales; cuidando que la
recuperación, copiado y reproducción estén libres de virus informáticos y que
la producción de backups se adapten correctamente.
B.2
TINTAS
Las tintas de impresión deben poseer
estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar
modificación de color y no transmitir acidez al papel.
Para las firmas se recomienda no utilizar
estilógrafo de tinta mojada y menos de color, ya que ésta puede traspasar al
otro lado del papel o presentar acidez que lo rompe con el tiempo. Se
recomienda firmar los documentos con tinta seca negra de excelente calidad, no
soluble a la humedad o al agua.
B.3
MEDIOS DE DIFUSIÓN
B.3.1 Vía fax
Cada organización es responsable del manejo
adecuado de este equipo cuyo propósito es agilizar el envío de documentos.
Cuando se utiliza papel químico (papel térmico)
para la impresión de los faxes, se recomienda reproducirlos o fotocopiarlos
sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. Este papel contiene
demasiada acidez y la luz, el calor y la manipulación borran los caracteres
impresos en él. Además, transmite acidez a los demás documentos y los pone
amarillos.
ANEXO C
(Informativo)
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Consejo
Directivo. Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá D.C., 30 de octubre de 2001.
CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ. Guía del servicio
mercantil. Guía para la elaboración de actas de sociedades. nro. 19. Bogotá,
julio de 2004. copia.
CÓDIGO DE COMERCIO. Decreto Ley 410 de 1971.
Bogotá, Legis.
COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 527 DE 1999
(agosto 18), por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA, Decreto 1145 DE 2004
(abril 14) Por el cual se dictan disposiciones
relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información
Administrativa del Sector Público, SUIP. Diario Oficial No. 45.520, de 15 de
abril de 2004.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Norma
Técnica Colombiana 2676. Elementos de informática. Cartuchos de disco flexible
de 90 mm (3,5 pulgadas). Características dimensionales, físicas y magnéticas.
Bogotá. 37 p.
Norma Técnica Colombiana 4436. Información y
documentación. Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia
y durabilidad. Bogotá. 5 p.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.
Correspondencia comercial. ICFES, Programa Educación a Distancia.
ROJAS R., Demóstenes. Redacción comercial
estructurada. Tercera edición. McGraw-Hill. Bogotá. 1990.
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular D-001/91. Bogotá: 1991.
